Komunikasi adalah penting untuk kejayaan mana-mana organisasi. Ini adalah sejenis "sistem peredaran darah" mana-mana perusahaan. Eksekutif yang berjaya, pengurus atasan dan profesional yang cekap telah mencapai kejayaan sebahagian besarnya disebabkan oleh kemahiran komunikasi. Cara mengukuhkan dan membangunkan komunikasi interpersonal, kumpulan dan organisasi secara serentak akan diterangkan secara terperinci dalam artikel kami.
Proses komunikasi - apakah itu?
Komunikasi ialah prosedur untuk bertukar-tukar maklumat, atas dasar pengurus memperoleh maklumat yang diperlukan untuk membuat keputusan yang berkesan, dan juga membawa keputusan yang dibuat kepada pekerja perusahaan. Dalam kes prestasi komunikasi yang lemah, keputusan mungkin menjadi salah. Orang ramai tidak akan memahami dengan baik apa yang pihak berkuasa perlukan daripada mereka, dan ini penuh dengan kerosakan dalam hubungan interpersonal. Keberkesanan proses komunikasi selalunya ditentukan olehkualiti keputusan dan cara ia akan dilaksanakan pada masa hadapan.
Maklumat memainkan peranan khas dalam pelaksanaan komunikasi interpersonal dan organisasi. Ini adalah hasil komunikasi, manifestasi luaran prosedur komunikatif. Maklumat menduduki tempat yang istimewa dalam tingkah laku lisan seseorang. Ia berpindah dari satu subjek ke subjek yang lain. Pada masa yang sama, individu, kumpulan atau keseluruhan organisasi boleh bertindak sebagai subjek di sini.
Komunikasi boleh dilakukan dengan menyampaikan idea, pendapat, kemahiran, fakta, persepsi atau sensasi. Ia memerlukan mendapatkan tindak balas yang diingini sebagai tindak balas. Pada masa yang sama, perlu diambil kira bahawa sistem komunikasi dan maklumat organisasi adalah fenomena yang berbeza, walaupun ia saling berkaitan. Oleh itu, komunikasi bukan sahaja apa yang dihantar, tetapi juga bagaimana "sesuatu" ini dihantar. Maklumat hanyalah sebahagian daripada proses komunikasi.
Sistem Komunikasi Organisasi
Komunikasi ialah proses di mana dua atau lebih orang bertukar maklumat tertentu. Matlamat utama komunikasi organisasi adalah untuk mencapai pemahaman tentang maklumat yang akan ditukar. Lagipun, hakikat pertukaran tidak menjamin kejayaan prosedur yang dilaksanakan.
Sistem komunikasi organisasi terdiri daripada beberapa mata pelajaran:
- pengirim - orang yang menjana idea atau memilih maklumat untuk dihantar;
- saluran - satu cara untuk menghantar satu set maklumat;
- penerima - orang yang menerima maklumat dan mentafsirnya;
- mesej - maklumat langsung yang dikodkan dalam siri aksara tertentu.
Pengirim dan penerima ialah dua entiti utama. Semasa proses komunikasi, mereka melalui beberapa peringkat yang saling berkaitan. Tugas mereka adalah untuk mengarang mesej dan menggunakan saluran untuk menghantarnya dengan cara yang kedua-dua pihak mentafsir idea asal dengan cara yang sama. Ini adalah tugas yang agak sukar, kerana setiap langkah selanjutnya boleh memesongkan maksud idea.
Empat peringkat komunikasi interpersonal dan organisasi kelihatan seperti ini:
- menjana idea;
- pengekodan dan pemilihan saluran penghantaran maklumat yang dikehendaki;
- penghantaran maklumat;
- penyahkodan.
Sedikit lagi tentang setiap langkah.
Unsur komunikasi
Selalunya, prosedur komunikasi boleh mengambil masa beberapa saat sahaja, dan oleh itu, agak sukar untuk memilih mana-mana peringkat tertentu di dalamnya. Namun begitu, ahli sosiologi mengenal pasti dan menganalisis empat peringkat utama proses komunikasi.
Peringkat pertama dipanggil penjanaan idea. Komunikasi organisasi adalah prosedur yang bermula dengan perumusan maklumat tertentu. Pengirim menyelesaikan masalah dengan menyampaikan mesej. Selalunya percubaan sedemikian gagal pada peringkat pertama, kerana pengirim tidak menghabiskan masa yang cukup untuk memikirkan idea itu.
Ramai pakar menekankan kepentingan, malah yang utamanilai peringkat pertama. "Jangan mula bercakap sebelum anda mula berfikir," Jefferson Davis, seorang wira Perang Saudara Amerika, pernah berkata. Anda harus sentiasa memikirkan idea yang ingin anda sampaikan kepada penerima. Anda perlu memastikan kaitan dan kecukupan idea ini, serta situasi dan tujuan khusus.
Langkah kedua dipanggil pengekodan dan pemilihan saluran. Budaya komunikasi organisasi memerlukan perumusan semula idea yang ingin disampaikan oleh pengirim ke dalam simbol tertentu. Ia boleh berupa perkataan, gerak isyarat, intonasi atau sesuatu yang lain. Pengekodanlah yang menukar idea kepada mesej yang lengkap.
Untuk menyampaikan idea dengan baik, pengirim mesti memilih saluran yang serasi dengan jenis aksara yang digunakan untuk pengekodan. Yang paling terkenal ialah pertuturan, penulisan, dan pelbagai jenis media elektronik: rakaman video, e-mel, komputer, dsb. Penghantaran bahan tidak boleh dilakukan jika saluran tidak sesuai untuk bentuk fizikal watak yang dipilih. Perlu diingatkan juga bahawa keberkesanan proses komunikasi boleh dikurangkan jika saluran tidak sepadan dengan idea yang dibangunkan pada peringkat pertama.
Peringkat ketiga dalam prosedur komunikasi interpersonal, kumpulan atau organisasi ialah penghantaran maklumat secara langsung. Pengirim menggunakan saluran untuk menyampaikan mesej - idea yang dikodkan dihantar secara fizikal.
Akhir sekali, langkah terakhir dipanggil penyahkodan. Penerima menterjemah aksara yang diterima yang disusun oleh pengirim ke dalampemikiran sendiri. Penyiapan komunikasi disambungkan dengan perumusan idea oleh dua subjek proses.
Jenis komunikasi
Komunikasi organisasi ialah satu proses yang luas dan sangat besar yang mengandungi pelbagai elemen yang berbeza. Mengikut klasifikasi yang paling biasa, prosedur komunikatif dibahagikan kepada dalaman dan luaran. Proses luaran ialah interaksi antara organisasi dan persekitaran luaran. Selain itu, faktor luaran sangat mempengaruhi aktiviti organisasi.
Perniagaan menggunakan pelbagai cara untuk berkomunikasi dengan komponen persekitaran luaran mereka. Bakal pengguna sedia ada menerima maklumat yang diperlukan melalui pengiklanan atau cara lain untuk mempromosikan barangan. Perkara yang paling penting di sini ialah imej tertentu yang membentuk imej organisasi.
Jenis komunikasi kedua dipanggil dalaman. Ini adalah hubungan antara organisasi antara peringkat dan jabatan yang berbeza. Ia boleh berbentuk formal atau tidak formal.
Pautan komunikasi formal ialah fenomena yang ditentukan oleh struktur organisasi perusahaan, hubungan antara peringkat pengurusan dan unit berfungsi. Komunikasi tidak formal adalah apa yang dipanggil "saluran khabar angin". Khabar angin tidak selalu dianggap sebagai maklumat yang tidak tepat. Kajian menunjukkan bahawa lebih daripada 80% khabar angin organisasi mempunyai asas acara yang sangat nyata dan berasas.
Komunikasi organisasi ialah sistem saluran tidak formal yang paling luas. Ini mungkin termasuk jenis maklumat berikut:
- mengubah struktur organisasi;
- promosi dan pemindahan akan datang;
- butiran pertikaian organisasi;
- pemotongan pengeluaran akan datang;
- mesyuarat tidak rasmi, dsb.
Menurut klasifikasi lain, struktur komunikasi organisasi dibentuk mengikut peringkat. Jadi, proses pemindahan maklumat boleh dilaksanakan secara menegak - iaitu, ia boleh menurun dan menaik. Kumpulan proses maklumat yang menurun ialah pemindahan maklumat dari peringkat yang lebih tinggi ke peringkat yang lebih rendah - contohnya, apabila pekerja ditanya tentang tugas, keutamaan, hasil yang diinginkan, dll. Komunikasi ke atas dilakukan dalam bentuk cadangan, laporan, nota penerangan, dsb.
Anda juga harus menyerlahkan proses komunikasi antara jabatan, antara kumpulan kerja dan pihak berkuasa, wakil kesatuan sekerja dan pengurusan, dsb.
Jenis halangan komunikasi
Keberkesanan budaya komunikasi organisasi boleh dikurangkan dengan ketara disebabkan oleh apa yang dipanggil halangan - halangan interpersonal. Pada peringkat sistem, ia dibahagikan kepada beberapa jenis.
Halangan pertama mungkin disebabkan oleh keadaan persepsi. Tugas seorang pengurus atau mana-mana wakil lain dalam struktur pemerintahan adalah untuk memahami intipati persepsi, untuk menentukan "realiti untuk individu." Adalah diketahui bahawa orang tidak bertindak balas terhadap fenomena sebenar dalam persekitaran mereka, tetapi kepadacara untuk memahami fenomena ini. Dengan memahami faktor yang mempengaruhi persepsi, banyak halangan boleh diatasi.
Contoh halangan persepsi yang paling biasa ialah konflik antara bidang aktiviti penerima dan pengirim. Maklumat yang sama boleh ditafsirkan dengan cara yang berbeza bergantung pada pengalaman mereka. Orang ramai boleh menerima maklumat secara terpilih, dengan mengambil kira minat, pandangan, keperluan dan keadaan emosi mereka.
Halangan komunikasi organisasi seterusnya dipanggil semantik. Semantik ialah ilmu menggunakan perkataan dan memberi makna. Selalunya perkataan tertentu membawa kepada salah faham, kerana ia boleh mengubah maknanya bergantung pada konteks.
Halangan bukan lisan ialah kumpulan ketiga halangan komunikasi. Kami bercakap tentang mana-mana watak kecuali perkataan. Ini adalah senyuman, muka tegang, kening berkerut, bertentang mata dan banyak lagi. Terutama penting di sini ialah intonasi - bagaimana tepatnya perkataan itu disebut. Satu frasa yang sama boleh diberikan watak yang berbeza, konotasi emosi yang tidak sama.
Maklum balas yang tidak berkesan ialah faktor masalah keempat dalam komunikasi organisasi. Semua orang tahu nilai sekurang-kurangnya beberapa reaksi terhadap mesej yang dihantar. Jika tidak, salah satu pihak akan menganggap komunikasi gagal.
Penyelesaian masalah dalam sistem komunikasi organisasi
Pada masa ini, beberapa strategi telah dibangunkan untukmengatasi halangan komunikasi dengan berkesan dan meningkatkan kecekapan komunikasi di peringkat pekerja organisasi.
Pertama, pengurusan perusahaan harus memberi perhatian kepada pembangunan kemahiran komunikasi pekerja mereka. Kaedah interaksi yang paling popular antara subjek adalah mendengar aktif. Makna teknik ini terletak pada kebolehan pendengar membantu penutur menyatakan dengan tepat apa yang ingin disampaikan pada awalnya. Terdapat beberapa prinsip mendengar aktif:
- tanya soalan, tetapi jangan ganggu pembesar suara;
- buang lawan bicara kepada anda, bentukkan suasana mesra dan mesra;
- bersabar dan elakkan konflik semasa fasa pembelajaran;
- menunjukkan simpati dan minat terhadap lawan bicara;
- cuba untuk meneutralkan gangguan, elakkan gangguan luar.
Kedua, bos perlu menjelaskan keinginan dan idea mereka sendiri sebelum menyampaikannya. Adalah perlu untuk sentiasa berfikir dan menganalisis isu dan masalah yang perlu dijadikan objek penularan.
Komunikasi organisasi yang cekap boleh dicapai melalui penggunaan teknik seperti memberi maklum balas, "melihat dari luar", mudah terdedah kepada masalah yang berpotensi, dsb.
Komunikasi interpersonal
Sebarang bentuk komunikasi organisasi akan dianggap berjaya hanya jika elemen utamanya ternyata terbentuk secara kualitatif -fenomena komunikasi interpersonal. Bagaimana untuk mereka bentuk komunikasi antara dua atau lebih subjek dengan betul? Untuk bermula, terdapat beberapa prinsip yang perlu diingat:
- ketidakbolehbalikan pemusnahan apa yang dikatakan atau dihantar;
- maklum balas sebagai syarat penting dalam proses komunikasi;
- ketidakbolehbalikan dan tidak dapat dielakkan komunikasi interpersonal dalam masyarakat.
Terdapat tiga bentuk komunikasi utama. Ini adalah dialog, monolog dan polilog yang terkenal. Bentuk terakhir inilah yang memainkan peranan khas dalam membina bentuk komunikasi organisasi.
Cara untuk mengoptimumkan proses komunikasi
Beri perhatian khusus kepada maklum balas. Ia adalah elemen penting dalam komunikasi organisasi. Peranan komponen ini tidak boleh dipandang remeh. Tindak balas inilah yang menjadikan proses komunikasi paling kualitatif dan berkesan.
Perlu diingat bahawa maklum balas harus tepat pada masanya dan berstruktur dengan jelas. Ia harus mengandungi mesej asal yang diparafrasa dan beberapa soalan penjelasan. Adalah tidak diingini untuk menilai mesej asal - kedua-dua negatif dan positif.
Cara yang paling biasa dan boleh dipercayai untuk mendapatkan maklum balas adalah dengan bertanya soalan. Selalunya, mereka diperlukan untuk membandingkan mesej masuk dengan perkara yang pada asalnya ingin didengari oleh penerima. Perkara yang sama berlaku untuk pengirim: dia boleh bertanya soalan tambahan kepada penerima untuk membandingkan bahan yang dihantar dengan apa yang sepatutnya dirumuskan pada asalnya.
Untukpengurusan komunikasi organisasi yang berkesan, adalah perlu untuk cuba membangunkan kemahiran komunikasi teknikal pekerja - iaitu menulis memo, menggunakan faks, e-mel, dsb.
Sistem pengurusan dan budaya komunikasi mesti diwujudkan dengan jelas. Organisasi moden boleh menggunakan "talian panas" jenis korporat - apabila pekerja boleh menggunakan pertukaran maklumat pada bila-bila masa, bertanya soalan yang menjelaskan, menyatakan pemikiran dan pertimbangan nilai mereka, menganjurkan perkelahan bersama, lawatan, dsb. Semua ini adalah contoh tidak formal komunikasi organisasi.
Jadi, terdapat beberapa cara untuk meningkatkan keberkesanan komunikasi organisasi. Pada masa yang sama, satu soalan tetap relevan: mengapa pertukaran data dan prosedur komunikasi perlu sama sekali? Apakah makna yang mereka ada dan apakah makna yang mereka bawa? Mari cuba fikirkan dengan lebih lanjut.
Kepentingan komunikasi dalam proses organisasi
Zaman moden dalam perkembangan proses komunikasi membolehkan kita menilai fenomena ini sebagai produk yang ditentukan oleh keperluan pengeluaran sosial. Faktor tradisional seperti buruh, tanah dan modal hanya akan beroperasi jika pertukaran data dan prosedur komunikasi digunakan dengan berkesan.
Komunikasi difahami sebagai sistem pemindahan dan tindak balas maklumat. Ini ialah pertukaran pengetahuan, harta intelek, pelbagai jenis maklumat, dll. Prosedur untuk mengkhususkan aktiviti komunikasi pengurusan diserlahkan dalamjenis perkhidmatan profesional khas, yang tujuannya adalah pembentukan berkesan dan pembangunan cekap semua jenis modal organisasi. Matlamat ini hanya boleh dicapai melalui penggunaan teknologi, alatan, kaedah dan mekanisme khas untuk menghantar maklumat.
Adalah diketahui bahawa tanpa komunikasi tidak ada komunikasi, dan tanpa komunikasi tidak mungkin timbul persoalan tentang kewujudan mana-mana kumpulan. Oleh itu, komunikasi adalah syarat yang menentukan untuk perkembangan kumpulan dan kehidupannya.
Semua komunikasi boleh dibahagikan kepada dua kumpulan: formal dan tidak formal. Kumpulan pertama termasuk unsur-unsur jenis yang ditetapkan, iaitu, yang berlaku dalam proses kawalan. Jenis komunikasi tidak formal mempunyai bahagian yang lebih kecil. Mereka timbul secara spontan dan paling kerap tidak dibincangkan. Pada masa yang sama, setiap pekerja menyedari hakikat kewujudan mereka.
Seorang pengurus atau pemimpin lain mesti menguasai cara komunikasi dengan baik. Tanggungjawabnya termasuk penggunaan alat yang diterima dengan betul dalam proses komunikasi, mengatasi halangan dan halangan.
Tingkah laku organisasi komunikasi adalah untuk menyampaikan maklumat kepada pengurus dan keputusan kepada pelaku. Tanpa proses komunikasi, adalah mustahil untuk membina organisasi, serta memastikan penyelarasan aktiviti manusia.
Oleh itu, prosedur pemindahan maklumat membantu dalam segala-galanya: ia membolehkan anda menyediakan sambungan antara organisasi tertentu dan persekitaran luaran, untuk mengaturinteraksi semua fungsi pengurusan dan ketekalan keputusan yang dibuat.
Jenis rangkaian komunikasi
Apabila bercakap tentang sistem komunikasi organisasi, adalah perlu untuk memilih konsep rangkaian komunikasi. Dua unit organisasi yang disambungkan oleh satu talian dipanggil saluran. Pada masa pemindahan maklumat, saluran boleh memautkan dua atau lebih unit organisasi. Beginilah cara rangkaian maklumat dibentuk - kejadian yang agak biasa bagi mana-mana organisasi.
Rangkaian dibuka dan ditutup. Yang terbuka tidak mempunyai halangan kepada aliran maklumat melalui saluran yang ada. Ini, sebagai contoh, adalah "rantaian" - sambungan linear untuk pemindahan maklumat. "Rantai" berkesan untuk operasi rutin yang berulang, tetapi kurang sesuai untuk bekerja dalam keadaan yang sentiasa berubah. Skim serupa ialah "Roda". Semua maklumat lambat laun akan dihantar kepada pekerja yang menduduki jawatan pusat.
Rangkaian tertutup adalah terhad dalam cara maklumat disebarkan. Ia digunakan oleh organisasi yang menyimpan rahsia perdagangan.
