Dalam pelbagai bidang aktiviti individu dan entiti undang-undang, sistem klasifikasi dokumen yang diluluskan di wilayah Persekutuan Rusia digunakan. Penyusunan, penyimpanan, pengedaran dan penggunaan kertas dijalankan mengikut disiplin seperti kerja pejabat. Dalam artikel ini kita akan mengkaji semua aspeknya. Pertimbangkan konsep dan klasifikasi dokumen, fungsinya dan aspek isu lain.
Kerja pejabat: peruntukan am
Sebagai permulaan, perlu diingatkan bahawa sokongan dokumentasi adalah bidang aktiviti khas, yang terdiri daripada reka bentuk, pembentukan, penyimpanan dan pemprosesan kertas. Bergantung pada bagaimana dokumen itu kelihatan dan maklumat di dalamnya, bagaimana organisasi kerja dengannya dilaksanakan, ketepatan masa dan ketepatan membuat satu atau satu lagi keputusan pengurusan, yang mempunyai tahap kepentingan tertentu, sangat bergantung. Kertas kerja mengambil kira dan mencerminkan aktiviti perusahaan, syarikat, firma. Dalam hubungan inipenyimpanan rekod berfungsi sebagai preskripsi undang-undang. Dalam proses audit, pertama sekali, dokumen yang merekodkan aktiviti syarikat adalah tertakluk kepada semakan.
Rangka Kerja Perundangan
Sebelum menganalisis jenis dokumen dan klasifikasinya, adalah dinasihatkan untuk membiasakan diri dengan rangka kerja perundangan. Oleh itu, Undang-undang Persekutuan, yang mengawal selia maklumat dan perlindungannya, menetapkan kewajipan untuk mendokumentasikan maklumat dan mentakrifkan beberapa tetapan asas. Akta normatif yang dinamakan juga bertujuan untuk mengawal selia perhubungan yang timbul dalam pembangunan dan penggunaan teknologi maklumat seterusnya. Perlu diingatkan bahawa dokumentasi mandatori ditetapkan oleh undang-undang lain. Khususnya, Kanun Sivil Persekutuan Rusia menentukan rangka kerja undang-undang untuk aktiviti dan prosedur yang sepadan untuk kerja pejabat. Kod Cukai Persekutuan Rusia menetapkan kertas cukai standard, yang juga merupakan salah satu klasifikasi dokumen. Melalui mereka, perakaunan disediakan untuk kerja komersial individu dan organisasi, serta ketepatan masa potongan pembayaran cukai dan yuran kepada belanjawan negeri.
Selain itu, Undang-undang semasa mentakrifkan sampel kertas. Oleh itu, Kanun Sivil Persekutuan Rusia memperuntukkan keperluan untuk kandungan dan komposisi kontrak konstituen, perjanjian, piagam, dan sebagainya. Peraturan menetapkan bentuk dokumen tersebut yang akan dihantar menggunakan pelbagai kaedah yang digunakan hari ini.
Klasifikasi dokumen RF
Perlu diperhatikan bahawa sistem pentadbiran kerja pejabat Persekutuan Rusia termasuk klasifikasi sifat berbilang peringkat. Adalah dinasihatkan untuk mempertimbangkannya dengan lebih terperinci. Klasifikasi utama dokumen menganggap kehadiran komponen berikut:
- Kertas organisasi dan pentadbiran. Adalah dinasihatkan untuk memasukkan di sini keputusan, protokol, arahan, piagam, pesanan, peruntukan.
- Rujukan dan kertas maklumat termasuk dalam klasifikasi dokumen yang bersifat umum. Kita bercakap tentang sijil, memorandum, akta, telegram, surat dan sebagainya.
- Menurut kakitangan. Adalah penting untuk ambil perhatian bahawa klasifikasi dokumen ini termasuk penyata, buku kerja, ciri, kontrak, pesanan, dll.
Adalah kebiasaan untuk memilih bentuk dokumen seperti individu, templat dan standard. Sampel yang dibentangkan membentuk klasifikasi dokumen mengikut tujuan.
Jenis dokumen lain
Adalah berbaloi untuk mengetahui bahawa dokumen boleh menjadi kandungan yang ringkas atau rumit. Klasifikasi dokumen perakaunan di tempat penerimaan membayangkan kehadiran kertas luaran dan dalaman. Berdasarkan asal, mereka membezakan antara dokumen peribadi dan rasmi. Mengikut jangka hayat, adalah lazim untuk mengklasifikasikan sekuriti kepada yang kekal, serta lebih atau kurang daripada 10 tahun. Selaras dengan tanda publisiti, klasifikasi khas dokumen pengawalseliaan telah diterima pakai, membayangkan kehadiran kertas rahsia dan bukan rahsia. Perlu ditambah bahawa kumpulan pertama termasuk sulit dan lengkapdokumen rahsia. Mengikut kaedah rakaman, adalah kebiasaan untuk membezakan antara bahan bunyi, tulisan tangan, elektronik, grafik, fotografi dan filem, dan sebagainya. Pengumpulan terakhir juga dipanggil klasifikasi dokumen mengikut ciri.
Dokumen mendesak dan tidak mendesak
Sekuriti boleh dikelaskan kepada segera dan tidak mendesak. Mengikut peringkat, adalah lazim untuk membezakan draf, ekstrak, asal (dengan kata lain, asal), serta salinan. Dokumen yang bersifat negeri termasuk dalam kategori yang berasingan. Selaras dengan perundangan semasa, struktur yang diberi kuasa mengeluarkan arahan, perintah, arahan, perintah, resolusi, dekri dan keputusan.
Dokumentasi utama
Adalah dinasihatkan untuk mempertimbangkan kategori dokumen utama yang agak besar secara berasingan. Ini termasuk kertas kerja dengan maklumat latar belakang yang diperolehi dalam proses penyelidikan, pembangunan, pemerhatian dan aktiviti sosial yang lain. Perlu diingatkan bahawa dokumentasi utama di jabatan perakaunan dibentuk semasa pelaksanaan operasi kepentingan ekonomi. Ia bertindak sebagai bukti atau bukti fakta tertentu yang telah pun direalisasikan. Kumpulan kertas sumber termasuk, contohnya, sijil, akta, invois, waran dan sebagainya. Bagi kebanyakan mereka, borang bersatu khas diluluskan. Contohnya, sehingga kini, bentuk dokumen khas telah diwujudkan untuk perakaunan operasi perdagangan, aset tetap, penyelesaian tunai dan buruh.
Butiran dokumen
Jika tiada borang bersatu untuk kertas tertentu, borang dalaman dibentuk dalam syarikat. Namun begitu, dalam apa jua keadaan, butiran tertentu mesti ada di sana:
- Nama dokumen.
- Tarikh kompilasi.
- Nama organisasi.
- Intipati operasi kepentingan ekonomi.
- Peranti pengukur.
- Senarai pekerja yang bertindak sebagai bertanggungjawab.
- Tandatangan peribadi pekerja yang diberi kuasa.
Kerja dalaman pejabat
Selaras dengan arahan pengurusan struktur dan atas inisiatif ketua jabatan bebas, pembangunan pelbagai peruntukan adalah relevan. Pengumpulan kertas ini termasuk akta standard dan individu. Perlu diingatkan bahawa kandungan yang terakhir berkaitan terutamanya dengan unit pengurusan, jabatan, bengkel yang merupakan sebahagian daripada struktur organisasi syarikat. Dokumentasi biasa, sebagai peraturan, melibatkan bengkel pengeluaran utama.
Anda perlu tahu bahawa draf peraturan dibentuk oleh kontraktor, selepas itu ia dipersetujui dengan jabatan undang-undang syarikat. Jika bantahan atau komen timbul, ia dinyatakan pada kertas berasingan atau pada salinan kedua yang terkini. Tindakan utama yang bersifat pentadbiran di perusahaan ialah perintah pengarah. Dengan bantuan dokumen ini, prosedur untuk aktiviti struktur, keputusan dan arahan, pelbagai jenis acara, hasil kerja atau hasil audit boleh disediakan.
Laporan, penerangan dan nota perkhidmatan
Memorandum ialah dokumen yang menyatakan fakta atau isu, kesimpulan atau cadangan tertentu. Perlu diketahui bahawa ia boleh dihantar kepada pengurusan organisasi atau struktur yang lebih tinggi. Memo harus difahami sebagai jenis surat, salah satu bentuk jenis surat-menyurat dalaman dalam syarikat. Sebagai peraturan, ia dihantar dari bahagian struktur kepada mana-mana penerima syarikat. Pengecualian di sini ialah bimbingan langsung. Perlu diingat bahawa memo juga boleh dihantar oleh pegawai syarikat tertentu. Dokumen yang dinamakan boleh ditakrifkan sebagai bermaklumat, proaktif atau pelaporan.
Nota penerangan hendaklah dianggap sebagai kertas yang berfungsi sebagai penjelasan tentang kandungan peruntukan tertentu akta utama (program, laporan, rancangan). Di samping itu, dia boleh menjelaskan sebab tidak menunaikan arahan daripada pimpinan atau melanggar disiplin.
Arahan
Arahan kini dikelaskan kepada dua kumpulan. Dokumen yang termasuk dalam kategori pertama mengawal prosedur untuk melaksanakan proses tertentu di perusahaan, di mana pegawai, bahagian, dan sebagainya mengambil bahagian. Perlu diingatkan bahawa huraian kerja (kumpulan kedua) yang menentukan hak, tugas, tanggungjawab dan fungsi pekerja tertentu. Kertas-kertas ini boleh berfungsi sebagai penjelasan tentang prosedur mengikut mana arahan perintah dan undang-undang (dekri, perintah, dll.) harus dilaksanakan. Ia harus ditambah bahawa huraian kerjamungkin dalam tempoh tetap atau kekal. Walau bagaimanapun, sekuriti kekal disemak dan disemak setiap 3-5 tahun sekali pun.
Kesimpulan
Jadi, kami telah mempertimbangkan konsep, klasifikasi utama sekuriti dan aspek lain topik itu. Sebagai kesimpulan, perlu diperhatikan bahawa hari ini kerja pejabat di wilayah Persekutuan Rusia adalah kategori yang cukup maju. Pada peringkat kehidupan manusia sekarang, aktiviti ini termasuk memastikan pembentukan dokumen yang diperlukan dengan cekap dan tepat pada masanya, serta mengatur kerja dengan tindakan (iaitu, menerima, menghantar, memproses, menyediakan, mengawal, menyimpan, mendaftar, mensistematisasi, menyediakan untuk mengarkib dan memusnahkan). Kawal selia teknologi pejabat dilaksanakan mengikut beberapa bidang. Adalah dinasihatkan untuk memasukkan penyeragaman, kawal selia perundangan, serta pembentukan tindakan undang-undang dan kawal selia dan metodologi kepentingan negara.
Satu cara atau yang lain, organisasi dan penyimpanan rekod seterusnya memerlukan kehadiran wajib kemahiran khas dan pengetahuan profesional. Jadi, untuk pelaksanaan kerja ini di syarikat, jabatan atau perkhidmatan yang sesuai diwujudkan. Perlu diingat bahawa di firma kecil, setiausaha terlibat dalam kerja pejabat, dan pekerja yang diberi kuasa oleh ketua bertanggungjawab untuk keadaan dokumen perusahaan. Walau apa pun, setiap kumpulan dokumen mesti ada tempatnya. Biasanya mereka disimpan dalam kabinet kalis api khas. DanAkhir sekali, pekerja mungkin dikenakan tindakan tatatertib kerana penyimpanan rekod yang tidak betul. Perkara ini harus diingat apabila menggunakan pengetahuan dalam amalan.
