Artikel memberikan penjelasan untuk konsep seperti dokumentasi masuk dan keluar, aliran dokumen dan strukturnya, aliran dokumen, mod dan kitarannya, dokumentasi dalaman dan luaran. Cara untuk menyerlahkan maklumat yang diperlukan dan penyimpanannya dalam kes semasa dan arkib semasa kerja pejabat diberikan.
Jenis aliran dokumen
Pada zaman maklumat ini, adalah mustahil untuk membayangkan operasi mana-mana struktur pengeluaran, penggunaan, peraturan atau pengedaran tanpa dokumentasi. Bekerja dengan dokumentasi dalam kertas maklumat hari ini dan ledakan elektronik menjadi semakin kompleks. Pembawa maklumat berubah, orang yang memprosesnya berubah, bidang undang-undang untuk menggunakan maklumat berubah. Konsep dan struktur aliran dokumen juga tertakluk kepada perubahan.
Dokumen sebagai unit aliran dokumen
Dokumen ialah maklumat yang direkodkan dalam bentuk sebarang objek material. Dokumen boleh menjadi foto, video, rakaman audio, apatah lagimedia kertas dan fail. Tetapi dokumen menjadi dokumen hanya jika ia mempunyai beberapa keperluan yang diperlukan. Keperluan ini dipanggil butiran dan merupakan ciri wajib yang ditetapkan oleh undang-undang atau peraturan untuk jenis dokumen tertentu. Untuk pendaftaran dokumen organisasi dan pentadbiran, sebagai contoh, terdapat GOST R 7.0.97-2016. Salah satu butiran yang paling penting ialah tarikh dokumen (kadang-kadang masa).
Apakah itu aliran dokumen
Aliran dokumen ialah pergerakan dokumen antara titik penciptaan maklumat, titik pemprosesan maklumat, titik penyimpanan maklumat dan pengguna langsung maklumat. Aliran dokumen sangat berbeza dalam jenis dokumen dan kandungannya, mod dan kitaran, kaedah pergerakan, dsb.
Alir dokumen dalam organisasi (bermaksud perusahaan juga) dibahagikan mengikut arah kepada masuk dan keluar. Setiap jenis aliran mesti diasingkan antara satu sama lain untuk mengelakkan ralat dan kekeliruan dalam bekerja dengan dokumen.
Aliran dokumen masuk terdiri daripada dokumen yang datang ke organisasi melalui pos, e-mel, dibawa dengan sengaja (oleh kurier). Dokumen di pintu masuk mesti diisih, tidak perlu - dialih keluar ke tong sampah. Dokumen yang diperlukan atau mungkin perlu hendaklah direkodkan dalam jurnal (kertas atau elektronik) yang menunjukkan tarikh penerimaan, nama dokumen dan butirannya (tarikh dokumen, nama pengirim, dsb.), unit organisasi yang dokumen telah dihantar.
Aliran dokumen keluar terdiri daripada dokumen yang dibuat dandikeluarkan atau diproses oleh organisasi. Semua dokumen yang keluar mesti diberikan nombor siri, mereka diperiksa untuk kehadiran butiran yang diperlukan dan ketepatannya, mereka mesti direkodkan dalam jurnal yang menunjukkan tarikh (sebagai peraturan, ini adalah tarikh dokumen itu ditandatangani), nombor keluar dan kod jabatan yang menyediakan dokumen.
Sekiranya mustahil untuk memproses aliran dokumen dengan segera (peningkatan mendadak), adalah perlu untuk meningkatkan bilangan pekerja memproses dokumen untuk mengelakkan ralat dan kelewatan, yang selalunya sangat mahal untuk organisasi.
Jenis aliran dokumen mungkin sangat berbeza, semuanya bergantung pada jenis aktiviti organisasi dan kaedah kerjanya.
Untuk organisasi dan perusahaan besar, aliran dokumen yang berstruktur dengan betul adalah sama pentingnya dengan aliran bahan atau produk. Untuk aliran dokumen yang besar, proses teknologi dokumentari juga dibangunkan dan digunakan.
Konsep aliran dokumen luaran dan dalaman
Selain maklumat masuk dan keluar dalam organisasi, dalaman, i.e. maklumat yang dicipta dan digunakan hanya dalam organisasi itu sendiri. Maklumat ini mungkin mempunyai tahap kerahsiaan tertentu dan tidak tersedia secara umum walaupun dalam jabatan yang sama. Pertukaran surat antara jabatan dalam organisasi yang sama biasanya tidak diterima. Untuk komunikasi dokumentari, apa yang dipanggil nota perkhidmatan (laporan, nota penerangan, sijil) yang ditandatangani oleh ketua jabatan digunakan. Selain memo dalamorganisasi mengendalikan pesanan, arahan, sijil, dokumentasi teknikal dan dokumentasi lain.
Aliran dokumen dalaman atas sebab ini mesti dikawal dengan jelas supaya maklumat rahsia tidak jatuh ke tempat awam, walaupun dalam bentuk petikan atau bahagian. Oleh itu, maklumat dalaman tidak bertujuan untuk melampaui organisasi, dan kadangkala melampaui sempadan satu unit. Dalam kes ini, maklumat tersebut dipindahkan dari jabatan ke jabatan hanya dengan kebenaran ketua jabatan dan semestinya direkodkan semasa penghantaran (walaupun ke arkib organisasi) dalam jurnal khas yang menunjukkan penerima dan mengesahkan kuasanya untuk menerima (kebenaran untuk bekerja dengan dokumen).
Parameter aliran dokumen
Aliran dokumen ialah sistem kompleks yang dicirikan oleh parameter berikut:
- kandungan (atau fungsi yang dilakukannya);
- struktur;
- mod dan kitaran;
- arah;
- volume;
- lain.
Kandungan atau fungsi
Parameter aliran dokumen ini ialah senarai dokumen yang digunakan oleh organisasi dan komposisi maklumat yang terkandung dalam dokumen ini. Nilai ini adalah malar untuk sebilangan kecil organisasi yang aktivitinya sangat spesifik dan berterusan dari semasa ke semasa (biasanya ini ialah mahkamah, arkib, daftar dan organisasi bukan pengeluaran lain). Bagi kebanyakan organisasi, terutamanya yang pengeluaran, aliran dokumen ialah nilai tidak tetap yang berubahbergantung pada pelbagai perubahan: jenis aktiviti, rakan kongsi, teknologi, bahan, perundangan dan keperluan lain untuk mengubah pengeluaran dan perubahan sementara.
Struktur aliran dokumen
Konsep dan struktur aliran kerja boleh diterangkan oleh ciri yang dengannya klasifikasi dokumen dan pengindeksannya diberikan, keseluruhan sistem orientasi dibentuk dalam radas rujukan dokumen organisasi. Biasanya, struktur sedemikian sepadan dengan jenis dan tujuan aliran dokumen.
Mod dan kitaran
Parameter ini menentukan perubahan dalam beban maklumat yang masuk dari semasa ke semasa. Ini, sebagai contoh, adalah peningkatan mendadak dalam jumlah kerja dengan fail peribadi pemohon institusi pendidikan semasa kempen kemasukan atau dengan dokumen pelajar semasa sesi dan pengijazahan.
Perubahan sedemikian berkaitan dengan irama dalaman organisasi dan biasanya agak boleh diramal dan dirancang.
Perubahan dalam arah aliran dokumen
Perubahan ini berkaitan dengan kandungan kerja unit pemprosesan maklumat. Ini adalah perbezaan dalam cara mendaftar dokumen, cara memantau tarikh akhir untuk pelaksanaan dokumen, cara mengenali mereka, dan, terutamanya, kelulusan dan penyelarasan pelbagai dokumen. Perubahan dalam arah aliran dokumen juga akan dipengaruhi oleh perubahan dalaman dalam struktur dan hala tuju organisasi.
Volume aliran dokumen
Jumlah aliran dokumen ialah amaundokumen (kedua-dua yang asal dan salinan), yang boleh dinyatakan dengan kedua-dua bilangan dokumen itu sendiri dan dengan bilangan helaian, aksara, bilangan pelaku dan orang yang dengannya dokumen itu dipersetujui. Contohnya, bilangan organisasi rakan kongsi yang anda perlukan untuk bersetuju dengan kontrak atau yang anda perlukan untuk menandatanganinya.
Aliran kerja organisasi termasuk jumlah dokumen dalam semua aliran.
Peningkatan kerja dengan aliran dokumen dalam organisasi
Untuk menambah baik kerja ini, adalah perlu untuk mengkaji keseluruhan proses kertas kerja, mewujudkan pengesyoran yang jelas yang menjadikan proses itu cekap dari segi teknologi: alih keluar pendua apabila bekerja dengan dokumen, kecualikan kelulusan dokumen oleh jabatan yang tidak berkaitan dengannya. Semakin besar aliran dokumen, semakin banyak peralatan pentadbiran organisasi atau sekurang-kurangnya sebahagian besarnya.
Salah satu perkara utama untuk menambah baik kerja kakitangan dengan dokumen ialah tahap latihan profesional mereka di semua peringkat aliran dokumen, beban kerja kakitangan yang optimum, peraturan kerja yang jelas dengan dokumen di setiap jabatan.
Peraturan dan penyeragaman dengan aliran dokumen yang besar memungkinkan untuk menggunakan mekanisasi dan automasi pejabat, mengurangkan bilangan pekerja yang bekerja dengan dokumen ke jumlah yang optimum.
Malangnya, maklumat tentang jumlah aliran dokumen biasanya dipandang remeh kerana kaedah perakaunan yang tidak sempurna.
Asaskeperluan kemodenan untuk aliran dokumen
- Ketetapan. Sebarang kesesakan atau kegagalan dalam aliran maklumat dalam aktiviti manusia membawa kepada gangguan keseluruhan sistem secara keseluruhan. Peningkatan dalam jumlah dokumen mesti dipertimbangkan dan dirancang lebih awal.
- Kebolehkawalan. Aliran maklumat boleh dan harus diurus. Sistem pejabat mestilah bukan sahaja stabil, tetapi juga fleksibel dalam operasi; kakitangan harus dilatih secara universal dalam semua operasi pejabat.
- Meningkatkan kecekapan aliran kerja secara berterusan melalui rasionalisasi, mekanisasi dan automasi buruh.
- Kompilasi dan pengemaskinian tetap peta teknologi laluan bagi pergerakan dokumen dengan petunjuk tarikh akhir, pelaku, dsb.
- Penstandardan dokumen, kaedah pemprosesannya, pengarkiban yang betul, penetapan lokasi penyimpanan untuk setiap dokumen mempercepatkan carian untuk dokumen dan bekerja dengannya.
